Bei einem großen Mehrfamilienhaus-Portfolio entscheidet nicht die Funktionsliste, sondern vier Arbeitslasten: die gesetzeskonforme Buchhaltung samt Nebenkostenabrechnung, Instandhaltung und Aufträge über viele Gebäude hinweg, die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern und die Auswertung über den gesamten Bestand. ERP-Systeme der Wohnungswirtschaft wie Aareon Wodis, Haufe wowinex und axera, DOMUS oder iX-Haus tragen Bestände im Bereich mehrerer tausend Einheiten. Verwaltersoftware für den Mittelstand wie Immoware24, hellohousing oder immocloud deckt typischerweise 50 bis 5.000 Einheiten ab. Eine Portfolioebene liegt über dem, was Sie davon einsetzen, und beantwortet die Fragen, für die das Buchhaltungssystem nie gebaut wurde. Die eigentliche Arbeit besteht darin, herauszufinden, in welchem Band Sie tatsächlich stehen.
Was "groß" tatsächlich verändert
Bestandsgröße skaliert nicht gleichmäßig. Sie läuft über Schwellen, und an jeder wird etwas anderes zum Engpass.
Bis etwa 200 Einheiten ist die jährliche Nebenkostenabrechnung der Engpass. Alles andere passt in eine Tabelle und ein Laufwerk, weshalb viele Verwaltungen deutlich länger so arbeiten, als sie zugeben. Zwischen 500 und 1.000 Einheiten verschiebt sich der Engpass in den Betrieb: Aufträge, Handwerkerkoordination, Begehungsprotokolle und schlicht das Dokumentenvolumen. Jenseits von etwa 2.000 Einheiten verschiebt er sich erneut, hin zur Tiefe der Buchhaltung, zur sauberen Trennung von Mandanten und Gesellschaften und zu dem Prüfpfad, den ein Wirtschaftsprüfer oder ein kommunaler Gesellschafter sehen will.
Zwei strukturelle Punkte wiegen schwerer als die reine Einheitenzahl. Erstens der Mix aus WEG-Verwaltung und Mietverwaltung, denn die WEG-Verwaltung bringt gesetzliche Pflichten, Beschlusssammlung und Fristen mit, die reine Mietverwaltung nicht kennt. Zweitens die Zahl der Gesellschaften, über die sich der Bestand verteilt. Zehn Häuser in einer GmbH sind ein anderes Softwareproblem als zehn Häuser in sechs Objektgesellschaften mit unterschiedlichen Eigentümern, und es ist meist die Zahl der Gesellschaften, nicht die der Einheiten, an der günstigere Werkzeuge scheitern.
Die vier Arbeitslasten, die die Auswahl entscheiden
Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung. Der nicht verhandelbare Kern. In der Größe brauchen Sie Mandantenbuchhaltung, korrekte Umlageschlüssel, Vorauszahlungsverfolgung, Mahnwesen und einen Abrechnungslauf, der einer Prüfung durch den Mieter standhält. Allein diese Arbeitslast schließt die meisten Allzweckwerkzeuge aus und ist der Grund, warum große Bestandshalter ein eigenes wohnungswirtschaftliches System behalten, auch wenn sie es nicht mögen.
Instandhaltung, Aufträge und Begehungen. Im großen Wohnbestand ist das der tägliche Betrieb: Ein Mangel wird gemeldet, ein Handwerker beauftragt, eine Rechnung läuft auf, eine Gewährleistungsfrist beginnt. Die entscheidende Frage lautet, ob ein Auftrag ein echtes Objekt mit Status, Zuständigkeit, Kosten und Historie ist oder ein Freitextfeld am Gebäudedatensatz. Der Unterschied zeigt sich beim ersten Mal, wenn jemand fragt, was ein bestimmtes Haus im letzten Jahr an Reparaturen gekostet hat.
Kommunikation mit Eigentümern und Mietern. Große Bestände erzeugen Schriftverkehr in einer Menge, die per E-Mail nicht mehr zu ordnen ist. Eigentümerabrechnungen, Beschlussmitteilungen, Mängelrückmeldungen und Abrechnungsversand müssen zur Einheit und zur Periode zurückverfolgbar sein. Genau darauf zielen Portalprodukte wie casavi, und in der Praxis wird das häufiger an ein bestehendes ERP angebaut als dieses ersetzt.
Auswertung über den Bestand. Vermietungsstand, Rückstände, Instandhaltungsaufwand je Gebäude, Investitionsplan gegen Ist, und dieselben Zahlen konsolidiert über alle Gesellschaften. Buchhaltungssysteme beantworten das je Mandant und tun sich über den Gesamtbestand schwer. Deshalb entsteht die Unterlage für Aufsichtsrat oder Beirat in vielen großen Verwaltungen bis heute jedes Quartal neu in Excel.
Die Kategorien am Markt
| Kategorie | Typische Größe | Beispiele | Stark bei | Grenzen |
|---|---|---|---|---|
| ERP der Wohnungswirtschaft | ab 2.000 Einheiten | Aareon Wodis, Haufe wowinex und axera, DOMUS, iX-Haus | Buchhaltungstiefe, Mandantentrennung, Prüfpfad | Kosten, Projektdauer, Bedienbarkeit im Alltag |
| Verwaltersoftware Mittelstand | etwa 50 bis 5.000 Einheiten | Immoware24, hellohousing, immocloud | WEG- und Mietbuchhaltung, Eigentümerportale, schneller Start | Auswertung über Gesellschaften, Projektentwicklung |
| Kommunikations- und Serviceebene | beliebig | casavi | Mieter- und Eigentümerkommunikation, Mängelaufnahme | Kein Buchhaltungssystem, sondern Ergänzung |
| Modul im Konzern-ERP | Großunternehmen | SAP RE-FX | Fügt sich in eine bestehende SAP-Landschaft | Überdimensioniert, wenn SAP nicht ohnehin Standard ist |
| Portfolio- und Projektebene | beliebig, ergänzend | REPM | Portfolioauswertung, Projektentwicklung, Betrieb | Kein Ersatz für die gesetzliche Buchhaltung |
Wofür die einzelnen Systeme tatsächlich stehen
Aareon Wodis ist auf Wohnungsunternehmen und Genossenschaften mit großen Wohnbeständen ausgelegt, die neuere Linie Yuneo bringt das in die Cloud. Wer als kommunales Wohnungsunternehmen oder Genossenschaft mehrere tausend Einheiten hält, wird in diese Kategorie verkauft, und meist zu Recht: Das Buchhaltungs- und Mandantenmodell ist tief.
Haufe deckt eine Spanne ab, von PowerHaus für etablierte professionelle Verwaltungen über wowinex für Wohnungsunternehmen bis zum cloudnativen axera. Die Breite ist real, bedeutet aber auch, dass das gezeigte Produkt stark davon abhängt, in welchem Segment das Vertriebsgespräch beginnt.
DOMUS und iX-Haus (CREM SOLUTIONS) liegen am professionellen und gewerblichen Ende. DOMUS 4000 hat eine lange Geschichte bei größeren WEG-Verwaltungen, iX-Haus ist verbreitet, wo neben Wohnen auch Gewerbe und gemischt genutzte Objekte im Bestand liegen.
Immoware24 ist häufig die beste Antwort für eine professionelle Verwaltung, die wirklich groß ist, aber kein ERP-Programm aufsetzen will. Große Datenmengen, Mahnwesen und Dokumentenverwaltung laufen in einem Cloudsystem, und dort landen Verwaltungen oft, nachdem sie leichtere Werkzeuge überwachsen haben.
hellohousing und immocloud sind schlanker und aufgeräumter und passen unterhalb der Tausendermarke besser als darüber. Wer sie für einen wirklich großen Bestand prüft, sollte zuerst den Abrechnungslauf und das Dokumentenvolumen testen.
casavi konkurriert mit keinem der genannten Systeme bei der Buchhaltung. Es ist eine Kommunikations- und Serviceebene, und große Verwaltungen betreiben es in der Regel neben einem ERP, nicht an dessen Stelle.
Wo eine Portfolioebene passt und wo nicht
An dieser Stelle lohnt eine ehrliche Abgrenzung, weil sie in den meisten Vergleichsartikeln verschwimmt. REPM ist kein ERP der Wohnungswirtschaft. Es führt Ihre WEG-Buchhaltung nicht und erzeugt keine gesetzeskonforme Nebenkostenabrechnung. Wenn das Ihr Problem ist, ist die Antwort eines der oben genannten Systeme, und dann sollten Sie es auch kaufen.
Eine Portfolioebene beantwortet die Fragen oberhalb der Buchhaltung. Was ist der Gesamtbestand wert und wie entwickelt er sich, über alle Gesellschaften hinweg. Welche Gebäude verbrauchen das Instandhaltungsbudget. Wie steht der Investitionsplan gegen das Ist, je Gebäude und je Kostengruppe. Und, für die vielen Halter, die auch bauen: wie die Projektpipeline mit dem Bestand zusammenhängt, in den sie einmal übergeht, mit dem DIN-276-Kostenplan am selben Datensatz wie das fertige Objekt.
Das ist die tatsächliche Position von REPM: Es läuft auf Microsoft Dataverse in Ihrem eigenen Tenant und ist am stärksten bei Haltern, deren Bestand über mehrere Gesellschaften geht, die neben dem Halten auch entwickeln, und deren IT lieber eine Microsoft-Plattform erweitert als einen zehnten Anbieter einzuführen. Für eine reine WEG-Verwaltung mit einer Gesellschaft und ohne Projektentwicklung ist es das falsche Werkzeug, und das sagen wir lieber, als es zu verkaufen. Der Vergleich mit klassischer Hausverwaltungssoftware zieht diese Grenze ausführlicher.
Prüfliste für große Bestände
- Rechnen Sie im Test Ihr größtes und unübersichtlichstes Haus ab, nicht ein Demo-Objekt. An Umlageschlüsseln und Leerstandszeiten scheitern Abrechnungen.
- Fragen Sie, wie Mandanten und Gesellschaften getrennt werden und was ein Nutzer sieht, der nur eine Gesellschaft sehen darf.
- Prüfen Sie, ob ein Auftrag ein eigener Datensatz mit Status, Zuständigkeit, Kosten und Historie ist oder ein Notizfeld.
- Verlangen Sie eine Auswertung über alle Gesellschaften zugleich. Führt die Antwort über einen Excel-Export, ist das Ihre künftige Quartalsroutine.
- Testen Sie das Dokumentenvolumen. Laden Sie ein realistisches Jahr an Rechnungen und Schriftverkehr für ein Haus und prüfen Sie, wie sich die Suche anfühlt.
- Klären Sie, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie gehen, in welchem Format und mit welcher Frist. Anbieterrisiko ist in dieser Größe ein realer Kostenfaktor.
- Klären Sie, wer migriert, wie lange es dauert und was es kostet. Bei mehreren tausend Einheiten ist das die bestimmende Zahl im ersten Jahr, nicht die Lizenz.
Auswahl nach Bestandsgröße
| Bestand | Sinnvoller Ausgangspunkt |
|---|---|
| unter 200 Einheiten | Verwaltersoftware für den Mittelstand, oder Tabelle, solange der Kipppunkt wirklich nicht erreicht ist |
| 200 bis 1.000 Einheiten | Immoware24, hellohousing oder immocloud, ergänzt um eine Kommunikationsebene, wenn der Schriftverkehr drückt |
| 1.000 bis 5.000 Einheiten | Immoware24 oder DOMUS, dazu eine Portfolioebene, sobald die Auswertung über mehrere Gesellschaften geht |
| über 5.000 Einheiten | Aareon Wodis, Haufe wowinex, iX-Haus, darüber eine Portfolioebene für Gesellschafts- und Projektauswertung |
| Halten und Entwickeln zugleich | Buchhaltungssystem behalten und eine Ebene ergänzen, die Projekte und Bestand auf einem Modell führt |
Am eigenen Bestand testen
Keine Vergleichstabelle entscheidet das, auch die obige nicht. Entschieden wird es, indem Sie Ihr schwierigstes Haus in einen Test laden und dort die Abrechnung, die Aufträge und genau die Auswertungsfrage durchspielen, die Ihnen tatsächlich gestellt wird. Was das übersteht, übersteht auch Ihren Bestand. REPM Lite ist der kostenlose Selbsttest: Objekt anlegen, in Einheiten teilen, Mietverhältnisse erfassen und sehen, was die Portfoliosicht liefert, ohne Karte und ohne Vertriebsgespräch. Wenn Ihr Buchhaltungssystem alles oben Genannte bereits beantwortet, behalten Sie es, und wir sagen Ihnen das auch im Gespräch. Häufiger sehen wir, dass es die erste Arbeitslast gut beantwortet und die vierte gar nicht. Sehen Sie, was REPM für Hausverwaltungen leistet, oder starten Sie in der kostenlosen Testversion.