Die Exportklausel liest niemand, bis er sie braucht. Dann aber wird der Anbieter übernommen, abgewickelt oder stellt schlicht die Produktlinie ein, in der Ihr Portfolio zufällig liegt, und die Frage ist nicht länger hypothetisch: Was nehmen Sie tatsächlich mit, und in welchem Zeitrahmen?
Die Aufbewahrungspflicht liegt bei Ihnen, nicht beim Anbieter
Das deutsche Steuerrecht schreibt für buchführungsrelevante Unterlagen nach GoBD eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist vor, und diese Pflicht trifft den Eigentümer der Immobilie, nicht die Software, die die Unterlagen zufällig erzeugt hat. Schließt ein Anbieter seine Türen, endet damit nicht Ihre Pflicht, dem Finanzamt diese Unterlagen auf Verlangen vorzulegen. Lag die einzige Kopie in einem System, in das Sie sich nicht mehr einloggen können, ist das Ihr Problem, und Sie können den Prüfer nicht an jemand anderen verweisen.
Was ein typisches Exportfenster tatsächlich zusagt
Die meisten SaaS-Verträge enthalten eine Zusage zum Datenexport, und die meisten sind lockerer, als sie klingen: Export für 30 bis 90 Tage nach Vertragsende verfügbar, in "einem Standardformat", eine Formulierung, die vage genug ist, um alles zu bedeuten, vom sauberen relationalen Export bis zum sperrigen CSV-Abzug, den man erst über Wochen wieder in etwas Brauchbares überführen muss. So lautet die Zusage bei einem gewöhnlichen, geplanten Ausstieg. Eine Insolvenz ändert die Rechnung: Der Insolvenzverwalter hat eine geordnete, kostenminimale Abwicklung zur Aufgabe, keinen Kundensupport, und dieselbe Exportzusage kann in dem Moment zur bloßen Absichtserklärung werden, in dem der Weiterbetrieb der Server aufhört, die günstigste Option zu sein.
Warum die Vertragslaufzeit zählt, bevor irgendetwas davon getestet wird
Eine lange Mindestlaufzeit verschärft das Risiko, statt es zu verursachen. onOffice enterprise läuft mit einer Mindestvertragslaufzeit von 24 Monaten, wie in REPM vs. onOffice dargelegt, was bedeutet: Kommen Ihnen Zweifel an der Richtung eines Anbieters, können Sie unter Umständen schlicht nicht aussteigen, bevor sich die Zweifel bestätigen. REPM wird pro Umgebung abgerechnet und ist zu jeder Verlängerung kündbar, ohne 24-Monats-Bindung. Das verhindert kein Anbieterproblem. Es bedeutet aber, dass Sie nie vertraglich festsitzen und ein solches aussitzen müssen.
Was an einem Dataverse-nativen Datensatz tatsächlich anders ist
REPM läuft in Ihrem eigenen Microsoft-Dataverse-Mandanten, nicht in einer Datenbank innerhalb der REPM-eigenen Infrastruktur, die sich mehrere Kunden teilen. Der praktische Unterschied: Würde Woods Business Solutions morgen den Betrieb einstellen, verschwänden die Tabellen in Ihrem Mandanten nicht mit ihm, denn es waren von Anfang an nie REPMs Tabellen, sondern Ihre, lizenziert über Microsoft. Power BI, Excel und die Dataverse-Web-API greifen weiterhin auf diese Umgebung zu, unabhängig davon, ob ein einzelner ISV fortbesteht. Was aufhören würde, ist die Pflege der Anwendungsschicht selbst: die Formulare, die modellgetriebene App, die Flows und Plugins, die den täglichen Umgang mit den Daten angenehm machen. Die Datensätze darunter bleiben abfragbar. Das ist eine wirklich andere Risikolage als bei einem typischen mandantenübergreifenden SaaS-Produkt, und es lohnt sich, bei dieser Unterscheidung präzise zu bleiben, statt mehr zu versprechen, als eine strukturelle Tatsache hergibt.
Sehen Sie, wo Ihre Daten tatsächlich liegen. Starten Sie eine kostenlose REPM-Lite-Testversion unter app.repm.cloud und prüfen Sie die Umgebungseinstellungen selbst.
FAQ
Endet meine GoBD-Aufbewahrungspflicht, wenn mein Softwareanbieter schließt?
Nein. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nach GoBD trifft den Eigentümer, nicht den Softwareanbieter. Stellt ein Anbieter den Betrieb ein und sind die Unterlagen nicht mehr wiederherstellbar, gilt die Aufbewahrungspflicht weiterhin für Sie.
Was sollte ich in einem Anbietervertrag vor der Unterschrift wirklich prüfen?
Zwei Dinge, getrennt betrachtet: Format und Zeitfenster für den Datenexport bei Vertragsende sowie die Mindestvertragslaufzeit. Ein kurzes Exportfenster ist ein beherrschbares Risiko, wenn Sie jederzeit gehen können. Eine lange Bindung macht es viel schwerer, auf spätere Zweifel an einem Anbieter zu reagieren.
Was passiert konkret mit REPM-Daten, wenn Woods Business Solutions den Betrieb einstellt?
Die Dataverse-Tabellen liegen in Ihrem eigenen Microsoft-Mandanten, lizenziert über Microsoft und nicht auf REPMs eigener Infrastruktur gehostet, und bleiben daher über die Standardwerkzeuge der Power Platform abfragbar. Was aufhören würde, ist die aktive Pflege der REPM-Anwendung selbst: der Formulare, Flows und der Geschäftslogik, die auf diesen Daten aufsetzen.
Könnte ich den Zugriff auf Dataverse selbst verlieren?
Der Zugriff auf Dataverse beruht auf Ihrer eigenen Microsoft-Power-Platform-Lizenzierung, unabhängig von einem einzelnen ISV. Der Wegfall eines Anwendungsanbieters berührt weder Ihren zugrunde liegenden Microsoft-Mandanten noch Ihr Lizenzverhältnis.