Immobilien-Portfolio-Management-Software ist das führende System eines Unternehmens, das Immobilien besitzt, entwickelt oder verwaltet. Sie hält jedes Objekt, die Projekte, die es entstehen lassen, die Einheiten und Mietverträge darin und die Inserate, mit denen es vermarktet wird, auf einem Datensatz pro Gebäude. Alles andere im Unternehmen, von der Kostensteuerung über die Nebenkostenabrechnung bis zum Inserat auf ImmobilienScout24, liest aus diesem Datensatz und schreibt in ihn zurück.
Diese Definition ist wichtig, weil die Kategorie leicht mit drei Nachbarn verwechselt wird. Eine Maklersoftware wie onOffice verwaltet Interessenten und Inserate und endet mit der Unterschrift. Vermietersoftware (objego, immocloud, Vermietet.de) verwaltet Mietverträge und Nebenkosten für kleine Bestände und kennt kein Entwicklungsprojekt. Buchhaltung oder ERP bucht das Geld, weiß aber nicht, dass eine Kostenzeile zur KG 300 eines bestimmten Bauabschnitts gehört. Portfolio-Management-Software liegt quer über allen dreien: Dort lebt das Gebäude sein ganzes Leben lang, und die anderen Werkzeuge docken daran an.
Was der Objektdatensatz tatsächlich enthält
Hinter dem Wort Datensatz steckt viel Struktur. In der Praxis trägt ein Portfoliosystem eine Hierarchie und eine Reihe angehängter Objekte, und die Qualität der Software ist vor allem die Qualität dieser Verknüpfungen.
| Am Datensatz | Inhalt | Wer damit arbeitet |
|---|---|---|
| Stammdaten | Adresse, Geokoordinaten, Grundbuchbezug, Flächen, Baujahr, Energieausweis, Medien | Alle |
| Hierarchie | Portfolio, Projekt, Bauabschnitt, Gebäude, Einheit; in der Entwicklung typischerweise Quartier, Bauabschnitt, Haus, Wohnung | Entwicklung, Asset Management |
| Kostenmodell | Plan und Ist je DIN-276-Kostengruppe, KG 100 bis KG 800, mit Planversionen und Abweichung | Projektcontrolling |
| Cashflow und Kennzahlen | Zeitlich verteilter Cashflow, IRR, MOIC, Cap Rate, DSCR je Kostenplanversion | Finanzen, Investoren |
| Einheiten und Mietverträge | Mieteinheiten, Mieter, Verträge mit Laufzeit, Indexierung, Kaution, Sonderkündigungsrechten | Hausverwaltung |
| Betrieb | Instandhaltungsanfragen, Begehungen, Dienstleister, CapEx-Positionen, Betriebskosten | Hausverwaltung |
| Vermarktung | Inserate, Portalveröffentlichungen, Web-Exposés, Anfragen und Suchprofile | Verkauf, Vermietung |
Lebt eines davon in einem eigenen Werkzeug mit eigener Kopie der Adresse, haben Sie kein führendes System. Sie haben vier Systeme und eine Abstimmungsaufgabe.
Die drei Aufgaben, die sie erfüllen muss
1. Entwickeln
Ein Entwicklungsteam braucht das Gebäude im System, bevor es auf dem Grundstück steht: als Projekt mit Phasen, einem Budget je Kostengruppe und einer Cashflow-Prognose. Die Controllingfrage ist immer dieselbe, welche Kostengruppe läuft über Plan und um wie viel, und sie muss je Bauabschnitt und je Gebäude beantwortbar sein, nicht nur je Projekt. Die DIN 276 ist dafür die deutsche Struktur. Bei der Übergabe sollte derselbe Datensatz ohne Export zum verwalteten Bestand werden.
2. Verwalten
Steht das Gebäude, trägt der Datensatz Einheiten, Mieter und Mietverträge. Die operative Arbeit ist wiederkehrend und regelgebunden: Indexmietanpassungen gegen den VPI, die jährliche Nebenkostenabrechnung mit der Zwölfmonatsfrist aus § 556 BGB, Kautionen bis zur Grenze von drei Nettokaltmieten, Instandhaltungsanfragen an Dienstleister, CapEx-Positionen je Jahr. Software verdient sich hier ihren Platz, indem sie die Regeln kennt, sodass eine Indexmietanpassung eine Berechnung ist, die das System ausführt, und keine Tabelle, die jemand pflegt.
3. Vermarkten
Zwischen Entwicklung und Verwaltung liegt Verkauf oder Vermietung. Der Datensatz muss sich selbst veröffentlichen können: auf ImmobilienScout24 über die REST-API des Portals, auf Immowelt und den Long Tail über einen OpenImmo-Export, auf die eigene Website. Dann müssen die Anfragen zu demselben Datensatz zurückkommen, der Einheit zugeordnet und dedupliziert, mit protokollierter Einwilligung. Ein Portfoliosystem, das Vermarktung als fremdes Werkzeug behandelt, verliert genau die Leads, für die das Portfolio gebaut wurde.
Abgrenzung zu den Werkzeugen daneben
| Kategorie | Gebaut um | Wo sie endet |
|---|---|---|
| Maklersoftware | Interessenten und Inserate | Mit der Unterschrift. Keine Entwicklung, keine Mietverträge, kein Kostenmodell. |
| Vermietersoftware | Mietverträge und Nebenkosten für einige Dutzend Einheiten | Bei mehreren Gesellschaften, Entwicklungsprojekten, Syndizierung über ein Portal hinaus. |
| Buchhaltung / ERP | Buchungssätze | Bildet das Gebäude nicht ab: keine Phasen, keine Einheiten, keine Inserate. |
| Excel | Was die letzte Person gebaut hat | Beim zweiten Bearbeiter, der ersten Prüferfrage oder dem ersten Versionskonflikt. |
| Portfolio-Management-Software | Der Objektdatensatz über den Lebenszyklus | Sie ist kein Hauptbuch und sollte keines sein wollen. |
Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten
- Ein Datensatz, keine Exporte. Lassen Sie sich in der Demo zeigen, wie ein Gebäude vom Entwicklungsprojekt zum verwalteten Bestand wird. Kommt dabei eine CSV-Datei vor, ist das die Antwort.
- Ein echtes Kostenmodell. DIN-276-Kostengruppen mit Planversionen und Abweichung je Gruppe, kein einzelnes Budgetfeld.
- Mietregeln, die Regeln sind. Indexierung, Nebenkosten, Kaution und Kündigungsfristen vom System berechnet, mit sichtbaren gesetzlichen Parametern.
- Eingebaute Syndizierung. Veröffentlichen, Aktualisieren und Zurücknehmen auf ImmobilienScout24 sowie ein OpenImmo-Export für den Rest, mit Rückfluss der Anfragen an den Datensatz.
- Ihre Daten bleiben Ihre. Eine dokumentierte API und ein vollständiger Export. Fragen Sie vor dem Einstieg, wie der Ausstieg aussieht.
- Änderungsprotokoll und Berechtigungen. Wer hat die Miete wann geändert, und wer darf den Kostenplan sehen. Feldsicherheit ist nichts Exotisches; erwarten Sie sie.
- Mehrere Gesellschaften und Währungen. Mehrere Eigentümergesellschaften, EUR und USD, ohne zweite Instanz.
- Eine erweiterbare Plattform. Ein neues Feld, ein Bericht oder ein Workflow sollte etwas sein, das Ihr eigenes Team ergänzt, kein Change Request im Backlog des Herstellers.
Wer sie braucht und wer nicht
Ein privater Vermieter mit fünfzehn Einheiten ist mit Vermietersoftware gut bedient und braucht kein Portfoliosystem. Ein reines Maklerhaus, das nie besitzt, was es verkauft, braucht eine Maklersoftware. Portfolio-Management-Software ist für Organisationen, die Immobilien über mehr als eine Lebensphase halten: Entwickler, die behalten, was sie bauen, Wohnungsunternehmen, Family Offices und Fonds, Corporate-Real-Estate-Teams mit eigengenutzten Standorten und Asset Manager, die Investoren über Gebäude berichten, die sie auch betreiben. Gemeinsam ist ihnen, dass das Gebäude jedes einzelne Werkzeug überlebt, also muss der Datensatz es auch.
Wo REPM hineinpasst
REPM ist Immobilien-Portfolio-Management-Software auf Microsoft Dataverse. Sie deckt die drei Aufgaben oben auf einem Objektdatensatz ab: Projektcontrolling nach DIN 276, Einheiten, Mietverträge, Nebenkosten und Instandhaltung sowie Syndizierung zu ImmobilienScout24 über die offizielle API plus OpenImmo-1.2.7-Export. Weil sie auf Dataverse läuft, gehören Sicherheitsrollen, Änderungsprotokoll und API der Plattform, und Ihr eigenes Team kann das Modell erweitern. Sie passt zu Organisationen, die bereits auf Microsoft 365 arbeiten; wer auf einem anderen Stack läuft, betreibt damit eine zweite Plattform, und das sagen wir vorab. Sie können REPM am eigenen Portfolio testen.