Software für Vermieter oder weiter Excel? Die Frage wird gern so gestellt, als gäbe es eine Antwort für alle. Es gibt aber nur einen Wendepunkt, und der hängt an der Einheitenzahl, nicht an einer Funktionsliste. Hier steht, was eine Tabelle wirklich gut kann, an welchen vier Arbeitslasten sie bricht und wie Sie die Alternative am eigenen Objekt testen, ohne etwas auszugeben.
Was die Tabelle für das erste Mietverhältnis gut kann
Für die erste vermietete Wohnung ist Excel das richtige Werkzeug, und alles andere wäre unehrlich. Eine Mietzeile pro Monat, eine Kaution, eine kurze Kostenspalte, eine Abrechnung im Jahr. Die Tabelle ist schon auf dem Rechner, kostet nichts extra und fügt sich jedem Layout. Fast jeder private Vermieter fängt so an, und bei einer einzelnen Wohnung spricht nichts dagegen.
Das Problem ist nicht der Anfang. Das Problem ist, dass jedes weitere Mietverhältnis die Arbeit nicht einfach addiert, sondern die Zahl der Stellen vervielfacht, an denen dieselbe Zahl stimmen muss.
Vier Arbeitslasten, an denen die Tabelle bricht
Indexmiete. Bei einer Indexklausel nach § 557b BGB folgt die Miete dem Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts. Für eine Anpassung braucht es den Basisindex, den Referenzmonat und die Historie der bisherigen Anpassungen. In der Tabelle steht meist nur die aktuelle Miete; die Eingangsgrößen liegen in einem alten Schreiben, wenn überhaupt.
Vorauszahlungen. Jeder Mietvertrag trägt eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung. Über das Jahr sind das zwölf Zeilen je Vertrag, die mit den tatsächlichen Zahlungseingängen übereinstimmen müssen, einschließlich der Anpassung nach der letzten Abrechnung. Ab drei Verträgen passiert hier der erste stille Kopierfehler.
Umlagefähige Kosten. Welche Kostenarten nach der Betriebskostenverordnung überhaupt umgelegt werden können und nach welchem Verteilerschlüssel: Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch. In der Tabelle steckt diese Logik in Formeln, die genau eine Person versteht, und wird jedes Jahr neu aus Belegen hergeleitet.
Die Jahresabrechnung. Hier laufen die drei anderen zusammen. Was jeder Mieter vorausgezahlt hat, muss gegen seinen Anteil an den tatsächlichen Kosten abgeglichen werden, je Vertrag und je Schlüssel, für einen festen Abrechnungszeitraum. Die Abrechnung muss dem Mieter zudem innerhalb von zwölf Monaten nach Ende dieses Zeitraums zugehen; danach sind Nachforderungen in der Regel nicht mehr durchsetzbar. Eine Abrechnung, die jeden Januar aus einem Karton Belege rekonstruiert wird, ist der größte einzelne Zeitposten der privaten Vermietung.
Der Wendepunkt hängt an der Einheitenzahl, nicht an der Funktionsliste
Anbieter argumentieren gern über Funktionen. Das ehrliche Argument ist die Arbeitslast:
| Einheiten | So sieht das Jahr aus | Wo die Tabelle steht |
|---|---|---|
| 1 Mietverhältnis | Ein Mieteingang im Monat, eine Abrechnung im Jahr. | Völlig ausreichend. Bleiben Sie bei Excel. |
| 2 bis 4 | Indexstichtage und Vorauszahlungen laufen je Vertrag auseinander, die Tabs vermehren sich. | Funktioniert noch, aber die Abrechnung kostet Abende. |
| 5 bis 10 | Die Jahresabrechnung wird zum mehrwöchigen Projekt, ein falsch kopierter Vorauszahlungswert wird zum Streit mit dem Mieter. | Der Wendepunkt für die meisten Vermieter. |
| Über 10 | Aus Verwaltung ist Rekonstruktion geworden. | Die Frage ist nicht mehr ob, sondern nur noch welches System. |
Die Grenzen sind keine Naturgesetze. Wer zwei Gewerbemietverträge mit Indexklauseln hält, erreicht die Wand früher als jemand mit sechs gleichen Wohnungen. Aber die Einheitenzahl sagt den Wendepunkt besser voraus als jede Funktionsliste.
Was Software für Vermieter abdecken muss, bevor sie Geld wert ist
- Einheiten, Mietverträge und Mieter auf einem Objektdatensatz, nicht in parallelen Listen
- Kaltmiete, Vorauszahlungen und die umlagefähigen Kostenarten am Mietvertrag erfasst
- Index- und Staffelmiete mit Basiswert, Stichtag und Anpassungshistorie
- Eine Jahresabrechnung, die aus den unterjährig erfassten Daten entsteht, nicht aus einem Import zum Jahresende
- Nachvollziehbarkeit, wer welche Zahl wann geändert hat
Ein Tool, das nur an die Miete erinnert, ersetzt den angenehmen Teil der Tabelle und lässt Ihnen den harten. Der Test ist die Abrechnung: Kann die Software sie nicht aus bereits erfassten Daten erzeugen, haben Sie einen zweiten Ort zum Abtippen gekauft. Genau um diese Arbeitslast ist das Verwalten-Modul von REPM gebaut; wie das ganze System zusammenhängt, zeigt die Seite Immobiliensoftware. Und wird eine Einheit frei, gehört auch das Inserat auf ImmobilienScout24 an denselben Datensatz statt in ein weiteres Portal-Backend.
Kostenlose Tools und ihr Kleingedrucktes
Kostenlose Vermieter-Tools gibt es, und einige sind brauchbar. Lesen Sie nur, wo die Grenze liegt, bevor Sie ein Jahr an Daten erfassen. Die üblichen Muster: kostenlos bis zu einer Einheitenzahl; kostenlos, weil Werbung oder Partnerangebote das Produkt finanzieren; und kostenlos bis zur Jahresabrechnung, also genau bis zu der Arbeitslast, wegen der Sie gekommen sind. Nichts davon ist verwerflich, aber der echte Vergleich lautet nie kostenlos gegen bezahlt, sondern: Welche bezahlte Grenze passt zu Ihrer Einheitenzahl? REPM legt seine Grenze auf der Preisseite offen: Lite deckt kleine Bestände für 19 Euro im Monat ab, die ersten 30 Tage kostenlos, und Syndizierung mit geführtem Verkaufsprozess liegt in Pro.
Umzug aus der Tabelle: was mitkommt, was bleibt
Mit kommen die Stammdaten: Adresse, Flächen und Einheiten, die laufenden Mietverträge mit Kaltmiete, Vorauszahlung und Kaution, die Basiswerte der Indexmieten und die Liste der umlagefähigen Kostenarten je Objekt. Zurück bleiben die Jahre historischer Monatszeilen (die alte Arbeitsmappe bleibt als Archiv), die Formellogik und jeder Tab, dessen Zweck niemand mehr kennt. Bei einer Handvoll Einheiten ist das ein Nachmittag, kein Datenprojekt, und nebenbei eine nützliche Prüfung: Mietverträge ohne erfassten Indexbasiswert fallen genau an dieser Stelle auf.
Am eigenen Objekt testen, bevor Sie etwas ausgeben
Die Excel-Frage entscheidet keine Vergleichstabelle, sondern Ihre eigenen Daten. REPM Lite ist der kostenlose Self-Service-Test: Objekt anlegen, in Einheiten teilen, einen Mietvertrag mit Kaltmiete und Vorauszahlung erfassen, ohne Karte und ohne Verkaufsgespräch. Schlägt der Objektdatensatz Ihre Tabelle bei den Arbeitslasten oben nicht, behalten Sie die Tabelle mit gutem Gewissen. Gratis in REPM Lite starten.