Die Nebenkostenabrechnung ist der Jahresabschluss jedes Mietverhältnisses mit Vorauszahlungen: zwölf Monate Gebäudekosten werden zu einem Saldo je Mieter. Wer eine Nebenkostenabrechnung erstellen muss, arbeitet immer dieselben sechs Schritte ab, vom Abrechnungszeitraum über die umlagefähigen Kostenarten und die Verteilerschlüssel bis zur Gegenrechnung der Vorauszahlungen. Ob das Routine ist oder eine Belegsuche im Dezember, entscheidet sich daran, wo die Daten liegen.
Schritt 1: Zeitraum festlegen und die Zwölf-Monats-Frist kennen
Eine Abrechnung deckt einen Zeitraum von höchstens zwölf Monaten ab, in der Praxis fast immer das Kalenderjahr. § 556 BGB gibt dem Vermieter danach zwölf Monate Zeit: die Abrechnung für 2025 muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugehen. Nach Ablauf der Frist ist eine Nachforderung in der Regel ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten; ein Guthaben des Mieters bleibt geschuldet. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang für Einwendungen. Diese Frist prägt alles Weitere: Kosten, Zählerstände und Vorauszahlungen müssen lange nach Jahresende auffindbar sein, und das ist zuerst eine Datenfrage.
Schritt 2: Umlagefähige Kosten nach der Betriebskostenverordnung abgrenzen
Nicht jeder Euro, der ins Gebäude fließt, ist umlagefähig. § 2 der Betriebskostenverordnung nennt sechzehn Betriebskostenarten plus die sonstigen Betriebskosten als Nummer 17, und der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren, damit der Mieter überhaupt etwas schuldet. Verwaltungskosten, Instandhaltung, Instandsetzung und Rücklagen sind in der Wohnraummiete nie umlagefähig. Eine Änderung aus der jüngeren Praxis: die jahrzehntelange Umlage von Sammelverträgen für Kabelfernsehen über Nummer 15 ist Mitte 2024 ausgelaufen und fehlt in aktuellen Abrechnungen.
| Betriebskostenart (§ 2 BetrKV) | Üblicher Verteilerschlüssel |
|---|---|
| Grundsteuer (Nr. 1) | Wohnfläche |
| Wasserversorgung und Entwässerung (Nr. 2-3) | Verbrauch, wo Zähler vorhanden sind |
| Heizung und Warmwasser (Nr. 4-6) | Aufteilung nach Heizkostenverordnung, siehe unten |
| Aufzug, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hauswart (Nr. 7, 11-14) | Wohnfläche |
| Straßenreinigung und Müllbeseitigung (Nr. 8) | Wohnfläche, Personenzahl oder Müllvolumen |
| Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege (Nr. 9-10) | Wohnfläche |
| Antenne oder Breitband, Wäschepflege (Nr. 15-16) | Einheiten oder Wohnfläche |
| Sonstige Betriebskosten (Nr. 17) | Nur wenn im Vertrag benannt, Schlüssel wie vereinbart |
Schritt 3: Den Verteilerschlüssel je Kostenart festlegen
Jede Kostenart braucht einen Verteilerschlüssel. Schweigt der Mietvertrag, gilt nach § 556a BGB die Wohnfläche als gesetzlicher Standard; Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, vor allem Wasser über Zähler, sind nach diesem Verbrauch umzulegen. Daneben sind Personenzahl, Einheiten und im Wohnungseigentum die Miteigentumsanteile aus der Teilungserklärung übliche Schlüssel. Entscheidend ist in der Praxis die Konsistenz: dieselbe Kostenart Jahr für Jahr mit demselben Schlüssel, und der Schlüssel steht in der Abrechnung. Ein Schlüssel, der zwischen zwei Jahren stillschweigend wechselt, ist der kürzeste Weg zur Einwendung des Mieters.
Schritt 4: Heizung und Warmwasser nach der Heizkostenverordnung aufteilen
Für Heizung und Warmwasser gilt eine eigene Verordnung. Die Heizkostenverordnung verlangt die Aufteilung in einen Grundanteil von 30 bis 50 Prozent, verteilt nach Fläche, und einen Verbrauchsanteil von 50 bis 70 Prozent, verteilt nach den Werten der Heizkostenverteiler oder Wärmezähler. In den meisten Mehrfamilienhäusern ist diese Aufteilung Pflicht; wird der Verbrauch nicht wie vorgeschrieben erfasst, darf der Mieter den Heizkostenanteil um 15 Prozent kürzen. Die Werte kommen üblicherweise mit der Jahresabrechnung des Messdienstleisters, etwa von Ista oder Techem, und müssen im gewählten Verhältnis je Mietverhältnis in der Abrechnung ankommen.
Schritt 5: Vorauszahlungen je Mietverhältnis gegenrechnen
Die zweite Hälfte der Abrechnung ist Arithmetik je Mietverhältnis. Für jeden Vertrag werden die im Zeitraum tatsächlich gezahlten monatlichen Vorauszahlungen summiert und dem errechneten Anteil an jeder Kostenart gegenübergestellt. Die Differenz ist Nachzahlung oder Guthaben. Mietverhältnisse, die im Zeitraum begonnen oder geendet haben, erhalten einen zeitanteiligen Anteil, bei verbrauchsabhängigen Kosten mit Zwischenablesung, wo eine vorliegt. Nach der Abrechnung kann jede Seite die künftigen Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen. Für einen Vertrag ist das trivial; über dreißig Verträge mit drei Auszügen ist es genau die Stelle, an der Abrechnungen aus Tabellen kippen.
Schritt 6: Pflichtangaben prüfen
Die Rechtsprechung hat die Mindestangaben einer formell wirksamen Abrechnung geklärt: eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, der angegebene und, wo nicht selbsterklärend, erläuterte Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der Vorauszahlungen. Dazu kommt der formale Rahmen: Absender, Empfänger, Objekt und Einheit, Abrechnungszeitraum. Fehlt eines dieser Elemente, ist die Abrechnung nicht nur falsch, sondern formell unwirksam, und der Saldo wird nicht fällig.
Die nächste Nebenkostenabrechnung erstellen, ohne neu anzufangen
Die eigentlichen Kosten der Nebenkostenabrechnung liegen nicht in der ersten Abrechnung, sondern darin, jedes Jahr eine zu erstellen. Liegen Kostenarten, Verteilerschlüssel, Zähler, Mietverträge und Vorauszahlungen auf einem Objektdatensatz, öffnet die nächste Abrechnung gegen dieselbe Struktur mit neuen Zahlen, und aus der Frist wird ein Termin. Genau so ist der Verwalten-Workflow in REPM gebaut, als Teil einer Immobiliensoftware, die Entwicklung, Verwaltung und Vermarktung auf einem Datensatz hält. Wer das eigene Gebäude in dieser Struktur sehen will, startet mit der kostenlosen Testversion und legt Objekt, Einheiten und Mietverträge an, bevor der nächste Abrechnungszeitraum schließt.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information, keine Rechts- und keine Steuerberatung.