Die Frage stellt sich in fast jedem Bestand ab zwanzig oder dreißig Gebäuden: Gibt es Software, mit der man Renovierungen über mehrere Gebäude hinweg als ein Programm plant und die Kosten so über die Jahre verteilt, wie es das Budget zulässt, statt jedes Gebäude einzeln zu planen? Die Antwort ist ja, aber die Kategorie ist enger, als sie aussieht. Die meisten Werkzeuge, die Renovierungsplanung anbieten, tun das je Gebäude. Gesucht ist Investitionsplanung auf Portfolioebene, und die muss drei Dinge können, die Einzelobjektplanung nicht kann.
Warum Einzelobjektplanung an ihre Grenzen kommt
Gebäude für Gebäude zu planen wirkt natürlich, weil so ein Gutachter ein Objekt begeht und so ein Handwerker anbietet. Im Bestand scheitert es aus drei Gründen.
Erstens sind die interessanten Maßnahmen nicht objektbezogen. Ein Dachprogramm über zwölf Gebäude, eine Heizungsumstellung über den gesamten Wohnungsbestand, ein Fenstertausch in fünf Jahresstufen: Das ist jeweils eine Entscheidung, eine Lieferantenverhandlung und eine Budgetposition, und sie ergibt nur Sinn, wenn man sie über alle betroffenen Gebäude sieht. Je Gebäude abgelegt, zerfällt das Programm in zwölf zusammenhanglose Positionen.
Zweitens ist das Kalenderjahr eine Randbedingung, kein Plan. Der Aufsichtsrat oder Beirat genehmigt ein jährliches Instandhaltungsbudget. Die Maßnahmen wollen aber dann stattfinden, wenn das Gebäude sie braucht, der Handwerker Kapazität hat und die Mieter zu koordinieren sind. Beides zusammenzubringen heißt, Maßnahmen zwischen Jahren zu verschieben, und wenn jedes Gebäude eine eigene Tabelle ist, bedeutet jede Verschiebung Handarbeit an mehreren Stellen und eine neu gerechnete Jahressumme.
Drittens fehlt die Konsolidierung. Niemand kann die zwei Fragen beantworten, die Eigentümer und Aufsichtsgremium tatsächlich stellen: Wie groß ist der Sanierungsbedarf über den gesamten Bestand in den nächsten zehn Jahren, und wie viel davon können wir in jedem dieser Jahre finanzieren? Einzelobjektdateien enthalten die Eingaben für diese Antwort und liefern sie nie.
Was Bündeln über Gebäude tatsächlich voraussetzt
Die strukturelle Voraussetzung: Eine Sanierungsmaßnahme ist ein eigener Datensatz, kein Feld am Gebäude. Eine Maßnahme hat einen Umfang (welche Gebäude, welche Bauteile), eine Kostenschätzung nach Kostengruppen, ein Wunschjahr, ein frühestes und spätestes Jahr, einen Status und später die Ist-Kosten. Ein Programm ist eine Gruppe von Maßnahmen. Das Gebäude ist das, worauf Maßnahmen zeigen, nicht der Behälter, in dem sie liegen.
Sobald das gilt, werden drei Dinge möglich. Man sieht ein Programm über alle betroffenen Gebäude. Man sieht ein Gebäude mit allen geplanten Maßnahmen, egal zu welchem Programm sie gehören. Und man sieht ein Jahr mit allem, was darin über den gesamten Bestand ansteht, und das ist die Budgetsicht, die das Gremium will.
Auch die Kostenseite braucht Struktur. In Deutschland ist die sinnvolle Gliederung für Bau- und Sanierungskosten die DIN 276, und es lohnt sich, sie ab der ersten Schätzung zu verwenden, statt sie nachzurüsten, wenn die Buchhaltung fragt. Eine nach Kostengruppen geschätzte Maßnahme lässt sich über Gebäude vergleichen, je Kostengruppe über den Bestand konsolidieren und später auf derselben Struktur gegen die Rechnungen prüfen. So erkennt man eine Kostenüberschreitung, bevor die letzte Rechnung kommt.
Kosten über Jahre verteilen, ohne den Plan zu zerlegen
Hier scheitern die meisten Werkzeuge, weil sie das Jahr als Attribut behandeln, das man in ein Feld tippt. Kosten sauber zu verteilen braucht wenige Regeln, die über den ganzen Plan gelten.
Eine Maßnahme hat ein Planjahr, und wer sie verschiebt, verschiebt ihre Kosten mit, sodass sich die Jahressummen aktualisieren, ohne dass jemand eine Formel anfasst. Eine große Maßnahme lässt sich stufen, sodass ein Fassadenprogramm über drei Jahre läuft, mit einem Anteil je Jahr, und die Anteile ergeben wieder die Schätzung. Eine Maßnahme kann ein Fenster erlaubter Jahre tragen, damit die Software beim Abgleich mit einer Jahresobergrenze sagen kann, welche Maßnahmen verschiebbar sind und welche nicht. Und jedes Jahr hat eine Budgetgrenze, damit die Sicht Überschreitung und Spielraum je Jahr zeigt, statt sie dem Zufall zu überlassen.
Das Ergebnis: Der Plan lässt sich als Satz von Szenarien führen. Was, wenn die Grenze drei statt vier Millionen im Jahr beträgt? Welche Maßnahmen rutschen, und wie sieht die Zehnjahressumme aus? Was, wenn die Heizungsumstellung vorgezogen wird, weil eine Förderung ausläuft? Eine Tabelle beantwortet eine dieser Fragen mit einem Nachmittag Arbeit. Ein Plan aus Maßnahmendatensätzen beantwortet alle, indem man ein Datum oder eine Grenze ändert.
Toolkategorien im ehrlichen Vergleich
| Kategorie | Plant über Gebäude? | Verteilt Kosten über Jahre? | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Tabelle je Gebäude | Nein | Von Hand, und es driftet | Keine Konsolidierung, keine Szenarien, Versionschaos |
| Wohnungswirtschafts-ERP mit Instandhaltungsmodul | Teilweise, meist je Mandant | Je Jahr, selten gestuft | Für Buchhaltung gebaut, nicht für Programmplanung |
| CAFM und Facility-Systeme | Ja, operativ | Schwach | Auftragssteuerung und Tickets, keine mehrjährige Investitionsplanung |
| Spezialisierte CapEx- und Lebenszyklus-Tools | Ja | Ja, oft mit Zustandsbewertung | Ein weiteres Silo neben Bestand und Buchhaltung |
| Portfolioplattform mit CapEx-Planer | Ja, Position für Position | Heute nach Zieljahr, Stufung auf der Roadmap | Kein Buchhaltungssystem und kein Ticketsystem |
Die realistische Wahl für die meisten Bestandshalter liegt zwischen einem spezialisierten Planungstool und einer Portfolioplattform, die den Planer neben den Objektdaten führt. Die Spezialtools gehen bei Zustandsbewertung und Lebenszyklusmodellen tiefer. Die Portfolioplattform gewinnt, wenn dieselben Personen, die die Sanierung planen, auch Miete, Vermietungsstand und, bei Entwicklern, die Einordnung im Gesamtportfolio sehen müssen.
Wo die Kosten auf die Miete treffen
Für Wohnungsbestände in Deutschland ist ein Sanierungsplan auch ein Mietenplan. Modernisierungskosten lassen sich in Grenzen auf Mieter umlegen, und die Regeln der Modernisierungsumlage entscheiden, welcher Anteil jeder Maßnahme über welchen Zeitraum zurückfließt. Ein Planer, der Maßnahme, Kostengruppen und Jahr führt, kann den umlagefähigen Anteil neben dem Aufwand zeigen, und aus der Zehnjahres-Kostenprognose wird eine Cashflow-Prognose. Das ist die Zahl, die Eigentümer und Bank tatsächlich sehen wollen.
Was REPM hier leistet und was nicht
REPM führt einen CapEx-Planer auf denselben Datensätzen wie das Portfolio. Jede geplante Maßnahme ist eine CapEx-Position an einem Gebäude, mit einer Kategorie wie Dach, Heizung oder Fassade, geschätzten Kosten, einem Zieljahr, einer erwarteten Rendite, einer Priorität und einem Status. Der Planer zeigt den Plan über den gesamten Bestand für einen gewählten Jahresbereich, mit dem insgesamt geplanten Kapital, dem genehmigten und terminierten Anteil und der Prioritätenreihenfolge. Das Zehnjahresbild und die Antwort auf die Frage, was 2028 ansteht, kommen so aus einer Sicht statt aus einem Ordner voller Gebäudedateien. Ein Programm über mehrere Gebäude ist heute eine Gruppe von Positionen mit gemeinsamer Kategorie und gemeinsamem Jahresbereich, und das reicht, um das Dachprogramm als eine Summenzeile zu sehen.
Was noch fehlt, und das sagen wir lieber, als es eine Vergleichstabelle andeuten zu lassen: Die Stufung einer Maßnahme über mehrere Jahre, DIN-276-Kostengruppen an CapEx-Positionen und eine Jahresobergrenze mit ausgewiesener Überschreitung stehen auf der Roadmap. Den DIN-276-Kostenplan mit Versionen und die Cashflow-Prognose gibt es heute auf Entwicklungsprojekten, und der CapEx-Planer wird sie übernehmen. Darüber hinaus gilt die übliche Grenze. REPM ist kein CAFM-System und steuert keine Handwerkeraufträge im Facility-Maßstab, es ist kein Werkzeug zur Zustandserfassung, und es ist nicht das Buchhaltungssystem: Die Rechnung wird gebucht, wo sie heute gebucht wird, und REPM liest das Ist gegen den Plan zurück.
Prüfliste vor der Auswahl
- Ist eine Sanierungsmaßnahme ein eigener Datensatz oder ein Feld am Gebäude? Im zweiten Fall funktionieren gebäudeübergreifende Programme nicht.
- Kann eine Maßnahme mehrere Gebäude und mehrere Jahre umfassen, und aktualisieren sich die Summen beim Verschieben?
- Werden Kosten ab der ersten Schätzung nach Kostengruppen erfasst, und lassen sich Ist-Kosten auf derselben Struktur zuordnen?
- Lässt sich eine Jahresobergrenze setzen, und sieht man, welche Jahre darüber liegen?
- Lassen sich zwei Szenarien nebeneinander führen, ohne den ganzen Plan zu duplizieren?
- Liegt der Plan neben Miete, Vermietungsstand und Wert derselben Gebäude oder in einem eigenen Tool mit eigener Gebäudeliste?
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Laden Sie Ihre Gebäude in die kostenlose Testversion, legen Sie CapEx-Positionen für mehrere Gebäude mit Kategorie, Kosten und Zieljahr an und sehen Sie sich den Plan über den Bestand nach Jahren an. Beantwortet diese Sicht ohne Tabelle, was 2028 ansteht und was es kostet, hat sich der Planer seinen Platz verdient. Sehen Sie den Workflow für die Bestandsverwaltung, oder starten Sie in der kostenlosen Testversion.