Ein Unternehmen, dem die Gebäude gehören, in denen es arbeitet, hat ein Immobilienportfolio ohne die Disziplin, die ein Portfolio sonst mit sich bringt. Es gibt keine Mietaufstellung, weil der Mieter das Unternehmen selbst ist. Es gibt keinen Markttest, weil niemandem die Fläche angeboten wird. Und die Kosten liegen im Gemeinkostenblock, verteilt auf Facility Management, Finanzen und die Geschäftsbereiche, wo niemand sie als Ganzes sieht. Die Frage, die Corporate-Real-Estate-Teams sich deshalb stellen, ist berechtigt: Gibt es Software, um eigengenutzte Konzernimmobilien zentral zu bewerten und zu steuern? Ja, aber sie muss ein anderes Problem lösen als Investorensoftware, und es lohnt sich, genau zu sein, welches.
Warum eigengenutzter Bestand so schwer zu bewerten ist
Ein Investor bewertet ein Gebäude nach dem Ertrag, den es erzeugt. Ein Eigennutzer hat keinen Ertrag zu bewerten, also wird das Gebäude, wenn überhaupt, danach beurteilt, ob sich jemand darüber beschwert. Daraus entstehen drei blinde Flecken.
Der erste sind die Kosten. Die Abschreibung steht in einem Buch, die Energie in einem zweiten, die Instandhaltung in einem dritten, und die interne Verrechnung an den Geschäftsbereich, falls es sie gibt, wurde vor Jahren festgelegt und nie überprüft. Die Gesamtnutzungskosten eines Standorts, die Zahl, mit der ein Investor anfangen würde, müssen von Hand zusammengetragen werden.
Der zweite ist der Zustand. Ein Standort, den das Unternehmen seit zwanzig Jahren nutzt, trägt einen Sanierungsstau, den niemand bepreist hat, weil eine Bepreisung eine Belastung in irgendeinem Budget erzeugen würde. Der Stau ist so oder so real, und er taucht im ungünstigsten Moment auf, meist wenn der Standort zum Verkauf oder zur Erweiterung ansteht.
Der dritte ist die Struktur. Konzernimmobilien liegen selten in einer Gesellschaft. Standorte gehören operativen Töchtern, einer Immobiliengesellschaft, manchmal einem Pensionsvehikel, und werden untereinander zu konzerninternen Mieten überlassen, die Historie abbilden und nicht Wert. Jede zentrale Sicht muss über diese Gesellschaften hinweggehen, und die meisten Werkzeuge enden an der Gesellschaftsgrenze.
Was zentrale Bewertung tatsächlich heißt: fünf Kennzahlen je Standort
Zentrale Bewertung ist kein Wertgutachten. Sie ist ein kleiner Satz von Kennzahlen, der für jeden Standort einheitlich geführt, bei Änderungen fortgeschrieben und über den gesamten Bestand vergleichbar ist.
- Gesamtnutzungskosten, dieselbe Zahl je Quadratmeter und je Arbeitsplatz, aufgebaut aus Abschreibung oder Miete, Energie, Instandhaltung, Diensten und Abgaben. Erst damit wird ein eigener Standort mit einem angemieteten vergleichbar.
- Auslastung: wie viel der Fläche tatsächlich genutzt wird, überall gleich gemessen, damit ein halb leerer eigener Standort als Kostenposition sichtbar wird und nicht als Vermögenswert verborgen bleibt.
- Zustand und Sanierungsstau: der technische Zustand des Gebäudes und die bepreisten Maßnahmen, die es braucht, nach Jahren, damit die Planung von Sanierungen über viele Standorte eine Portfolioentscheidung ist und keine Folge von Überraschungen.
- Buchwert gegen einen indikativen Marktwert, denn in der Lücke zwischen beiden liegen Verkaufs- und Sale-and-Lease-back-Entscheidungen.
- Anmieten oder besitzen: für jeden Standort, was gleichwertige Fläche zur Miete kosten würde, damit die Eigentumsentscheidung eine Rechnung ist und keine Tradition.
Keine dieser Zahlen ist für einen Standort schwer zu berechnen. Der Wert liegt darin, alle fünf für jeden Standort in derselben Struktur zur selben Zeit zu haben.
Was Steuern heißt: die Entscheidungen hinter den Kennzahlen
Die Steuerung eigengenutzter Immobilien läuft auf eine Handvoll wiederkehrender Entscheidungen hinaus, und jede braucht bestimmte Daten, um gut getroffen zu werden. Zwei Standorte zu einem zusammenzulegen braucht Auslastung und Kosten je Arbeitsplatz für beide. Einen Standort zu veräußern braucht Buchwert, Marktwert und den Sanierungsstau, den ein Käufer einpreisen wird. Ein Sale-and-Lease-back braucht die heutigen Nutzungskosten gegen die Miete, die folgen würde. In einen Standort zu investieren braucht den Sanierungsplan, seine Kosten nach Jahren und die Jahre, die das Unternehmen bleiben will. Ein Umzug braucht all das plus das Mietrisiko der Alternative.
Aufgabe der Software ist, aus jeder dieser Entscheidungen eine Auswertung zu machen und kein Projekt. Liegen die Kennzahlen am Standortdatensatz, ist der Zusammenlegungsfall für zwei Standorte ein Filter und ein Vergleich. Liegen sie in sechs Tabellen bei vier Abteilungen, ist er ein dreimonatiger Arbeitsstrang, und deshalb werden diese Entscheidungen spät oder gar nicht getroffen.
Softwarekategorien im ehrlichen Vergleich
| Kategorie | Beispiele | Stark bei | Grenzen für Eigennutzer |
|---|---|---|---|
| IWMS und CAFM | Planon, Archibus | Flächen, Umzüge, Instandhaltungssteuerung, Raumbuchung | Tief und teuer; Bewertung und Verkaufsentscheidungen sind nicht der Kern |
| Immobilienmodul im Konzern-ERP | SAP RE-FX | Verträge und Buchhaltung innerhalb einer SAP-Landschaft | Nur sinnvoll, wenn SAP ohnehin Konzernstandard ist; wenig Portfoliosteuerung |
| Anlagenbuchhaltung plus BI | ERP-Anlagenregister mit Power BI darüber | Buchwerte und Abschreibung | Weiß, was ein Standort gekostet hat, nicht, was er kostet, braucht oder wert ist |
| Tabellen je Abteilung | Facility Management, Finanzen, Geschäftsbereiche | Nichts muss gekauft werden | Kein einheitlicher Standortdatensatz; jede Entscheidung ist ein Abstimmungsprojekt |
| Portfolioplattform | REPM | Ein Datensatz je Standort über Gesellschaften, Kosten, Zustand, CapEx, Anmieten oder besitzen | Kein CAFM; der tägliche Gebäudebetrieb bleibt woanders |
Der Tool-Vergleich für Corporate-Teams geht diese Kategorien ausführlicher durch. Kurz gefasst: IWMS ist die richtige Antwort, wenn der tägliche Betrieb eines großen Bestands das Problem ist. Es ist die falsche, oder zumindest eine sehr teure Antwort, wenn das Problem darin besteht zu wissen, was der Bestand kostet, und zu entscheiden, was damit geschehen soll.
Konzernstrukturen: eine Sicht über mehrere Gesellschaften
Der praktische Test für jedes Kandidatensystem ist ein Konzern mit, sagen wir, elf Standorten in vier Gesellschaften, zwei davon an eine dritte Gesellschaft zu einer internen Miete überlassen. Zeigt das System alle elf Standorte als einen Bestand, mit Gesamtnutzungskosten je Standort, unabhängig davon, welche Gesellschaft hält und welche zahlt? Weist es die konzerninterne Miete gesondert aus, damit die Konzernsicht nicht durch einen internen Verrechnungspreis verzerrt wird? Und lässt sich ein Nutzer in einer Tochter auf deren Standorte beschränken, während das zentrale Team alles sieht?
Die meisten Systeme, die für einen einzelnen Eigentümer gebaut sind, scheitern hier leise. Die Standortliste ist je Gesellschaft, der Bericht ist je Gesellschaft, und die Konzernsicht ist ein Export. Dieser Export ist genau die manuelle Konsolidierung, die das zentrale Team loswerden wollte.
Wo REPM passt und wo nicht
REPM führt jeden Standort auf einem Datensatz, im Eigentum oder angemietet, über alle Konzerngesellschaften hinweg, mit den fünf Kennzahlen oben am Datensatz und über den Bestand konsolidiert. Die Konfiguration für Unternehmensimmobilien ergänzt Mietverträge mit Sonderkündigungs- und Ablaufterminen, einen CapEx-Plan je Standort nach Jahr und Kostengruppe sowie ESG-Kennzahlen je Gebäude. Weil REPM auf Microsoft Dataverse im eigenen Tenant läuft, bildet das Sicherheitsmodell die Konzernstruktur natürlich ab: Nutzer der Töchter sehen ihre Standorte, das zentrale Team sieht den Bestand, und Finanzen liest dieselben Datensätze aus Power BI.
Die Grenze ist die, die auch die Persona-Seite zieht. REPM ist kein IWMS und kein CAFM. Es plant keine Arbeitsplätze, bucht keine Räume und schickt keinen Techniker zu einem defekten Aufzug, und ein Unternehmen, das das im großen Maßstab braucht, sollte es in einem Facility-System neben REPM betreiben. Was REPM beantwortet, ist die Frage oberhalb der Facility-Ebene: Was kostet jeder Standort, in welchem Zustand ist er, was wird er brauchen, und was soll der Konzern damit tun.
Prüfliste für Corporate-Teams
- Gibt es einen Datensatz je Standort, der die Gesellschaftsgrenze überlebt, oder eine Liste je Gesellschaft?
- Lassen sich die Gesamtnutzungskosten je Standort aus den tatsächlichen Bestandteilen aufbauen und je Quadratmeter und Arbeitsplatz zeigen?
- Trägt der Standort seinen Zustand und einen bepreisten Sanierungsplan nach Jahren?
- Können Buchwert und ein indikativer Marktwert am selben Datensatz nebeneinanderstehen?
- Ist der Vergleich Anmieten oder besitzen eine Standardsicht oder eine Tabelle, die jemand einmal gebaut hat?
- Lassen sich Nutzer der Töchter auf ihre Standorte beschränken, ohne ein eigenes System je Gesellschaft?
- Wem gehört der Datensatz, wenn Facility Management, Finanzen und der Geschäftsbereich ihn alle anfassen?
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