Tenant-Rep-Software ist eine kleine, spezialisierte Ecke der CRE-Technologie: Werkzeuge für Berater, die den Nutzer - den Mieter - vertreten statt den Vermieter. Weil ein Mietervertretungs-Mandat verglichen mit einer Vermarktung rückwärts läuft (es beginnt beim Bedarf, nicht beim Objekt), passen generische CRMs schlecht, und um den Workflow herum sind spezialisierte Tools entstanden. Dieser Leitfaden geht den Workflow von Anfang bis Ende durch, vergleicht die wichtigsten Tools ehrlich und ordnet ein, wo REPM steht.
Was Tenant-Rep-Software leisten muss
Ohne Marketing bleibt bei jedem ernsthaften Mandat derselbe siebenstufige Ablauf. Ein echtes Tool braucht für jede Stufe einen eigenen Datensatz, keinen Ordner voller PDFs:
- Bedarfsaufnahme - der Brief: Flächenspanne, Kopfzahl, Budget, Zeitplan, Ablauf des aktuellen Vertrags, Muss-Kriterien. Dieser Datensatz ist der Anker für alles Weitere.
- Marktübersicht - eine kuratierte Auswahl von Flächenoptionen, versioniert, mit dem Kunden geteilt.
- Besichtigungen - eine Tour über die Vorauswahl, mit Bewertung und Kommentar des Kunden je Station - festgehalten, nicht hinterher erinnert.
- Angebotsvergleich - konkurrierende Angebote normalisiert über Grundmiete, Nebenkosten, Ausbaukostenzuschuss, mietfreie Monate, Staffelung und Laufzeit, damit über die Effektivmiete entschieden wird, nicht über die schönste Schlagzeile.
- Verhandlung bis LOI - Runden je Option nachvollziehbar, Best-and-Final wie mit wie verglichen.
- Provision - typisch vermieterseitig, geteilt mit Fremdmakler und Haus, vereinnahmt in Tranchen bei Abschluss und Bezug.
- Übergabe in die Verwaltung - der unterschriebene Deal wird zum Mietvertrag mit Fristen, oder er beginnt sein Leben neu in fremden Tabellen.
Die wichtigsten Tools im Vergleich
| Tool | Gebaut für | Stärke | Zu beachten |
|---|---|---|---|
| AscendixRE | Brokerage teams on Salesforce or Dynamics | Deep CRE data model on an enterprise CRM; commission splits; document generation; stacking plans | Platform licensing adds cost; survey/tour flows lean on shared lists and templates rather than first-class records |
| Occupier | In-house occupier teams (30+ leases) | Transaction management plus lease administration plus ASC 842 / IFRS 16 accounting in one | Occupier-side only; brokers join as guests; US-centric lease vocabulary |
| LeaseUp | Tenant-rep brokers | Fast, branded client-facing market surveys and tour books | Point solution: little lease admin after signature; the deal ends at the deliverable |
| RealNex | Generalist CRE brokers | Broad suite: CRM, marketing, financial analysis, lease-expiration tracking | Breadth over depth; ageing UX in parts of the suite |
| AnthemIQ | Tenant-rep brokers and their clients | Visual transaction flow, digital tour itineraries, negotiation history | Deal-flow focus; the resulting lease lives elsewhere |
| Gravitate | Brokers fighting the market-survey mess | Customizable data fields and clean client-tailored property presentations | Narrow scope by design; not a system of record |
| REPM | Tenant-rep advisors and occupiers in the DACH market | Requirement, survey, option comparison (net effective rent), commission and the resulting lease on one bilingual EN/DE platform, in your own Microsoft tenant | Lease accounting (ASC 842 / IFRS 16) deliberately not included yet; client survey portal on the roadmap |
Das Muster: Die US-Punktlösungen (LeaseUp, AnthemIQ, Gravitate) sind hervorragend beim kundenseitigen Deliverable und enden mit der Unterschrift. Occupier geht nach der Unterschrift am tiefsten, bedient aber das interne Team, nicht den Berater. AscendixRE und RealNex bedienen das Maklerhaus in der Breite, mit Mietervertretung als einem Modus unter mehreren.
Wo REPM steht
REPM bildet die sieben Stufen als Datensätze auf einer Plattform ab: einen Flächenbedarf mit eigener Nachfrage-Pipeline (Bedarfsaufnahme, Marktübersicht, Besichtigungen, Angebotsanfrage, Verhandlung, LOI, Abschluss), Marktübersichten mit Versionen und Kundenfeedback je Option, Flächenoptionen, die die Konditionen normalisieren und die Effektivmiete tragen, Besichtigungen mit Reihenfolge und Kundenbewertung sowie eine Provision mit Fremdmakler- und Hausanteilen und Tranchen bei Abschluss und Bezug.
Zwei Dinge unterscheiden es strukturell vom US-Feld. Erstens verschwindet das Übergabeproblem: Die gewonnene Option trägt ihre Konditionen direkt in einen angemieteten Mietvertrag - Laufzeit, Sonderkündigungsrechte, mietfreie Zeit, Ausbauzuschuss, Mietbeginn - Verwaltung und Fristenüberwachung laufen ab Tag eins. Zweitens ist es zweisprachig und DACH-nativ: Kaltmiete, Nebenkosten, Staffel- und Indexmiete und Kündigungsfristen sind eigene Felder auf Deutsch und Englisch, keine Übersetzung über einem US-Mietmodell. Und weil dieselbe Plattform die Vermieterseite fährt, kauft ein Haus mit beiden Rollen kein zweites System.
Der Ehrlichkeit halber auch die Grenzen: Leasingbilanzierung nach ASC 842 / IFRS 16 gibt es heute nicht (bewusst zurückgestellt - wer das zuerst braucht, ist bei Occupier richtig), und das loginfreie Kundenportal für Marktübersichten steht auf der Roadmap, nicht im Produkt.
Wie man wählt
- Einzelberater, Deliverable zuerst: LeaseUp oder Gravitate machen Ihre Übersichten am schnellsten schön.
- Internes Occupier-Team mit Leasingbilanzierung als Treiber: Occupier.
- Großes Maklerhaus auf Salesforce/Dynamics: AscendixRE.
- Berater oder Nutzer im deutschsprachigen Markt, oder ein Haus mit beiden Seiten: REPM - ein zweisprachiger Datensatz vom Bedarf bis zum Mietvertrag.