Dies ist kein Plädoyer gegen Tabellen. Für eine einzelne Vermietung ist eine gut gebaute Arbeitsmappe das richtige Werkzeug. Die Frage ist, ab wann es mehr kostet, sie korrekt zu halten, als sie einspart, und was an ihre Stelle tritt, wenn es soweit ist.
Die meisten Portfolios beginnen in Excel oder Google Sheets, und viele sollten das. Eine Arbeitsmappe ist kostenlos, öffnet sofort und tut genau das, was Sie ihr sagen. Für eine Einheit mit stabilem Mietvertrag reicht das, und der Umstieg auf eine Datenbank wäre Aufwand ohne Ertrag.
Der Kipppunkt liegt meist zwischen fünf und zehn Einheiten, und er kommt über die Details, nicht über die Zeilenzahl. Eine Tabelle hat keine Meinung dazu, wie hoch eine Indexanpassung sein sollte, ob eine Kostenposition umlagefähig ist oder welche Fassung der Nebenkostenabrechnung die ist, die Sie tatsächlich verschickt haben. Sie hält alles, was Sie eintippen, einen Fehler eingeschlossen, und sie sagt Ihnen nicht, dass die Zahlen vor drei Monaten aufgehört haben zusammenzupassen.
Die Tabelle hält einen ehrlichen Vorsprung bei Kosten und Einrichtung. Was sie nicht leisten kann, steckt im Abgleich und in der Nachvollziehbarkeit.
| Fähigkeit | REPM | Tabelle |
|---|---|---|
| Miete je Einheit erfassen | Ja | Ja |
| Keine Einrichtung, öffnet sofort | - | Ja |
| Kostenlos, schon auf dem Rechner | - | Ja |
| Indexmiete mit gespeichertem Basisindex und Anpassungshistorie | Ja | - |
| Nebenkostenvorauszahlung gegen Ist-Kosten abgeglichen | Ja | - |
| Logik für umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten | Ja | - |
| Jahresabrechnung aus aktuellen Daten erzeugt | Ja | - |
| Änderungshistorie und Audit-Trail | Ja | - |
| Mehrere Personen arbeiten sicher, mit Rollen | Ja | - |
| Portalinserat und Syndizierung | Ja | - |
| DIN-276-Kostencontrolling mit Versionen und Freigaben | Ja | - |
Eine oder zwei Bestandseinheiten, stabile Mietverträge, keine Nebenkostenverteilung, die einen Abgleich lohnt, und eine Person, die die Datei pflegt. Dann ist REPM mehr, als Sie brauchen, und das sagen wir lieber, als Ihnen ein System für eine Aufgabe zu verkaufen, die eine Arbeitsmappe schon erledigt. Wenn Sie nahe an dieser Grenze sind und unsicher, wohin sie kippt, geht der Blog genauer darauf ein, wann sich der Wechsel auszahlt.
Die Belastung zeigt sich an wenigen konkreten Stellen. Indexmieten, die einen gespeicherten Basisindex und eine Anpassungshistorie brauchen. Nebenkostenvorauszahlungen, die zum Jahresende gegen die Ist-Kosten aufgehen müssen. Die Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Eine Jahresabrechnung, die aus aktuellen Daten lesen sollte, statt von Hand neu gebaut zu werden. Eine Änderungshistorie, wenn ein Mieter eine Zahl anzweifelt. Mehr als eine Person, die bearbeitet, ohne die andere zu überschreiben. Jede davon ist eine Formel, die Sie einmal bauen und danach jedes Jahr verteidigen.
REPM hält diese Logik im Modell statt in Zellen. Mietverträge tragen ihren Indexstand, die Nebenkostenabrechnung liest aus aktuellen Kosten- und Mietdaten, und jede Änderung ist mit Urheber und Zeitpunkt festgehalten. Sie bauen nicht jedes Frühjahr dieselbe Abrechnung neu, sondern lesen sie ab.
REPM Lite ist der reibungsarme Weg, den Wechsel zu testen. Es ist die ersten 30 Tage kostenlos und danach 19 EUR im Monat, hält Objekte, Einheiten, Mietverträge und Mieter und führt einfache Projekte mit Kostenverfolgung, sodass Sie ein Gebäude aus der Arbeitsmappe holen und sehen, ob die Struktur ihren Platz verdient, bevor Sie den Rest umziehen. Die Preisseite hat die Details.
Ja. REPM importiert aus CSV, sodass eine saubere Tabelle mit Objekten, Einheiten und Mietverträgen direkt einliest, und die Import-Vorlagen entsprechen der von REPM erwarteten Struktur. Die Arbeit steckt vor allem im Aufräumen der Tabelle vor dem Import: eine Zeile je Einheit, einheitliche Spalten, keine verbundenen Zellen.
Es gibt keine feste Zahl, aber der praktische Kipppunkt liegt meist zwischen fünf und zehn Einheiten, oder beim ersten Mal, an dem eine Nebenkostenabrechnung oder eine Indexanpassung schiefgeht. Bei einer oder zwei Einheiten mit einfachen Mietverträgen ist eine Tabelle völlig in Ordnung, und REPM ist mehr, als Sie brauchen.
Ja, in der Pro-Stufe. Die Abrechnung liest aus aktuellen Miet- und Kostendaten statt aus einem neu gebauten Blatt, inklusive der Trennung von umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten und der Verteilung nach Heizkostenverordnung. Die Verwaltungsseite zeigt, wie das läuft.
Eine lokale Arbeitsmappe hat keine Zugriffssteuerung, keinen Audit-Trail und eine Sicherung, nämlich wer zuletzt gespeichert hat. REPM läuft auf Microsoft Dataverse mit rollenbasiertem Zugriff, Audit-Trail und EU-Datenhaltung, was zählt, sobald die Datei Mieter-Personendaten und Finanzierungszahlen enthält und nicht nur Mietbeträge.
Ja. REPM exportiert nach Excel und Power BI, sodass die Ad-hoc-Auswertung, die Sie mögen, in einer Tabelle bleiben kann, während das Bestandssystem an einem Ort liegt. Es geht nicht darum, Excel zu verbieten, sondern darum, dass eine Arbeitsmappe nicht die einzige Kopie der Wahrheit ist.
Starten Sie REPM Lite 30 Tage kostenlos, importieren Sie ein einzelnes Objekt und sehen Sie, ob die Struktur besser trägt als die Arbeitsmappe.
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